Von der Datenverarbeitung Betroffene haben ein Recht auf Auskunft, welche ihrer personenbezogenen Daten in Fachverfahren erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Welche Person(en) zur Erteilung einer Datenauskunft bevollmächtigt sind, legen Sie intern in Ihrer Institution fest. Um alle Daten zusammenzutragen, wird die Assistenz weiterer Mitarbeitender mit administrativen Rechten benötigt.
In einer Datenauskunft werden nicht automatisch alle Daten gelistet, die zu einer bestimmten Person gespeichert sind und weiterverarbeitet werden. Im Antrag auf Datenauskunft muss der Betroffene erklären, zu welchen Daten er Auskunft wünscht.
Über personenbezogene Daten, die der Datensicherung oder der Datenschutzkontrolle dienen, muss keine Auskunft erteilt werden. Dies betrifft z.B. Systemprotokolle, die den fehlerfreien Betrieb des Verfahrens NetMan Desktop Manager sicherstellen und damit z.B. der Integrität erhobener Daten dienen. Grundsätzlich ist für NetMan Desktop Manager folgende Datenart definiert, über die Auskunft erteilt wird:
•Persönliche Daten/Kontaktdaten: Diese Art von Daten finden Sie im NetMan Center, jeweils dem entsprechenden Benutzerobjekt zugeordnet.
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Eine Übersicht über alle Arten in NetMan Desktop Manager gespeicherter personenbezogenen Daten inklusive Speicherort, Grund der Speicherung und Standardlöschintervall finden Sie im Anhang. |
Voraussetzung für eine Datenauskunft ist der Antrag des Betroffenen. Stellen Sie die Identität des Antragstellers sicher. Der Antrag kann formlos gemacht werden. Der Zeitpunkt des Antrages muss erfasst werden. Im Antrag kann nur die Art der Daten erfragt werden oder aber eine Kopie der Rohdaten verlangt werden. Die Form der Auskunftserteilung muss dem Antrag entsprechen. Sie kann mündlich, schriftlich oder elektronisch erfolgen.
Folgendes Kapitel erklärt das Vorgehen zum Erstellen einer Datenauskunft:
Persönliche Daten/Kontaktdaten exportieren zeigt, wie Sie persönliche Daten und Kontaktdaten aus dem NetMan Center exportieren.